Memilih sistem Aplikasi POS untuk bisnis Anda adalah salah satu keputusan paling penting yang akan Anda buat. Baik Anda baru memulai bisnis atau ingin berkembang, sistem POS dapat membantu mengelola banyak aspek operasi Anda. Sebelum Anda menetapkan solusi perangkat lunak, Anda akan ingin mempertimbangkan sejumlah aspek penting.
Beberapa perusahaan sering kali akhirnya membeli sistem POS melalui pengecer – padahal mungkin mereka tidak perlu melakukannya. Jika operasi Anda cukup kecil, Anda dapat memulai dari yang kecil dengan membayar iuran bulanan ke penyedia POS Anda.
Dengan cara ini, Anda tidak perlu membeli perangkat keras secara langsung dan menghabiskan ribuan dolar. Namun, jika Anda adalah perusahaan besar dan berencana untuk bertahan dalam bisnis selama bertahun-tahun yang akan datang, leasing akan menjadi ide yang buruk.
1. Pelaporan (Reporting)
Pelaporan yang solid adalah inti dari bisnis apa pun, terutama untuk industri yang kompetitif seperti toko ritel dan restoran. Di sektor yang begitu sengit, tidak mengetahui berapa banyak inventaris yang telah Anda jual dan berapa banyak yang tersisa dapat melumpuhkan operasi Anda. Keberhasilan Anda tergantung padanya.
Sistem POS yang ideal seharusnya melakukan lebih dari sekadar menghasilkan laporan dasar, tetapi menawarkan laporan tentang tingkat persediaan, laporan laba, kinerja karyawan, total penjualan atau transaksi, dan banyak lagi. Ini adalah jenis data yang dapat membuat atau menghancurkan bisnis Anda. Dan, meskipun fitur-fitur ini cukup berguna, bukan hanya itu yang harus dilakukan oleh sistem point-of-sale.
Di luar fitur yang kami sebutkan, Anda harus mempertimbangkan untuk memilih sistem yang menawarkan berbagai jenis laporan. Ini berarti item terlaris, peringatan stok rendah, manajemen karyawan, diskon, pengembalian uang, pemrosesan transaksi yang mudah, dan banyak lagi.
Idealnya, perangkat lunak harus memungkinkan Anda menarik laporan berdasarkan tanggal atau nama pelanggan. Karena Anda mungkin tidak terbiasa dengan semua fitur ini dari sistem POS Anda, kami menyarankan Anda untuk menonton demo setiap penyedia POS dan membiasakan diri dengan antarmuka mereka.
2. Integrasi
Karena Anda mungkin tidak akrab dengan kata ini, integrasi mengacu pada berbagai aplikasi dan perangkat lunak yang dapat bekerja dengan lancar, bersama dengan sistem POS pilihan Anda. Dengan melakukannya, Anda dapat memaksimalkan produktivitas operasi dan menyelesaikan tugas dengan lebih cepat dan efisien. Anda mungkin masih bertanya-tanya apa artinya ini.
Biarkan kami memberi Anda sebuah contoh. Katakanlah bahwa alih-alih Anda harus mengambil beberapa langkah untuk mencapai hasil yang sama, aplikasi dapat menyinkronkan dengan sistem POS Anda dan mewujudkan semua yang Anda butuhkan hanya dengan beberapa klik sederhana.
Misalnya, katakanlah perusahaan Anda menggunakan Kontak Konstan untuk mengumpulkan informasi pengguna seperti alamat email. Dengan mengintegrasikan sistem titik penjualan Anda dengan akun Kontak Konstan Anda, Anda dapat mengumpulkan data ini dengan mudah.
Dengan cara ini, saat berikutnya Anda berencana menjadwalkan buletin untuk dikirim ke pelanggan Anda, Anda tidak perlu mengimpor daftar alamat email secara manual setiap kali. Itu tidak selalu bekerja semudah yang kami jelaskan dan membutuhkan beberapa pengaturan, tetapi tujuan akhirnya adalah untuk menyederhanakan proses Anda.
3. Harga
Jika Anda tidak terbiasa dengan sistem POS dan harganya, Anda akan senang mengetahui bahwa Anda telah memasuki pasar pada saat yang tepat. Bertahun-tahun yang lalu, sistem POS dengan semua lonceng dan peluit tidak terjangkau bagi sebagian besar pemilik usaha kecil, terutama karena harganya yang sangat tinggi.
Seiring kemajuan teknologi dan lebih banyak sistem yang masuk ke pasar, industri menjadi lebih kompetitif sehingga tarif untuk sistem POS jauh lebih terjangkau. Sekitar 15 tahun yang lalu, Anda akan membayar hampir $20.000 untuk membeli sistem POS dan perangkat kerasnya secara langsung. Saat ini Anda dapat mengharapkan untuk membayar hanya $59 per bulan dengan perangkat keras gratis atau diskon.
Bisnis seperti toko sepeda, yang memilih untuk menggunakan mesin kasir sederhana, dan sekarang mempertimbangkan sistem POS di toko mereka. Biaya sistem POS akan tergantung pada ukuran operasi Anda dan jumlah stasiun yang Anda perlukan.
Hanya ada satu kekurangan. Sekarang ada begitu banyak sistem POS di pasaran, sulit untuk membedakan mana yang memiliki semua fitur yang benar-benar Anda butuhkan. Pada saat yang sama, sulit untuk membedakan sistem mana yang tidak memiliki kesederhanaan dan kemudahan penggunaan yang diharapkan sebagian besar pemilik bisnis. Jelas, harga bukanlah faktor terpenting di sini, karena fitur yang tepat untuk menjalankan bisnis jauh lebih besar daripada biayanya. Namun, waspadalah terhadap perusahaan POS yang terlalu menjanjikan dan kurang memberikan.
Sementara sistem POS harus menawarkan harga yang kompetitif, mereka harus transparan tentang rencana harga yang berbeda dan menyebutkan semua fitur yang disertakan untuk rencana tersebut. Seharusnya tidak ada biaya tersembunyi atau cetakan kecil yang tidak menguntungkan bisnis Anda. Pastikan untuk membaca semuanya sebelum Anda menandatangani kontrak atau perjanjian. Penetapan harga dan kesepakatan harus mudah dipahami.
Tidak ada yang salah dengan kontrak — itu bisa memberi Anda penghematan, terutama jika Anda menandatangani kontrak jangka panjang. Namun, kontrak tidak harus wajib. Anda hanya boleh menandatangani kontrak jangka panjang jika Anda mau dan jika itu menguntungkan bisnis Anda dari segi harga dan operasional. Jika Anda menemukan perusahaan yang menuntut kontrak, itu harus menjadi bendera merah. Jika penyedia POS menolak untuk menjelaskan mengapa kontrak diperlukan, tanyakan mengapa. Jika Anda tidak puas dengan tanggapan mereka, lanjutkan ke penyedia berikutnya.
4. Kegunaan
Sebelum Anda memilih sistem POS, prioritas utama adalah memastikan sistem tersebut memiliki antarmuka pengguna yang ramah dan staf Anda dapat menggunakannya dengan mudah.
Menyiapkannya juga harus mudah, dan melatih karyawan baru tidak lebih dari 15 menit. Anda tidak perlu berjam-jam untuk mengejar karyawan dengan cepat. Tujuannya agar tidak kewalahan dengan sistem POS Anda.
Jika ya, perangkat lunak pilihan Anda tidak berjalan dengan benar oleh Anda. Kesederhanaan dan kemudahan penggunaan adalah segalanya di sini. Menarik laporan penjualan atau menambahkan inventaris baru ke sistem seharusnya sangat mudah.
Saat melihat seberapa berguna sistem POS tertentu, Anda dapat memilih untuk memeriksa pesaing lokal Anda dan melihat sistem POS mana yang mereka gunakan. Jangan malu – jangan malu untuk melihat kompetisi. Buat koneksi dengan bisnis terkait di pasar Anda dan tanyakan bagaimana mereka menyukai sistem POS mereka. Tanyakan apa poin rasa sakit mereka. Jika sistemnya benar-benar hebat, mereka akan dapat memberitahu Anda.
Perusahaan yang senang menggunakan sistem POS mereka biasanya suka membicarakannya. Di sisi lain, jika pengguna ini dan mengalami masalah dengan sistem yang lambat atau menu yang tidak begitu ramah, mereka mungkin ingin menyelamatkan Anda dari sakit kepala karena menggunakan sistem POS yang sama. Catat dan dengarkan apa yang dikatakan pesaing Anda. Itu jika mereka cukup baik untuk berbagi informasi apa pun. Hubungi perusahaan POS masing-masing dan minta demo lengkap perangkat lunak mereka untuk dilihat sendiri.
5. Dukungan (Support)
Kami tidak pernah berpikir kami akan membutuhkan dukungan sampai kami benar-benar membutuhkannya. Karena hal ini sering diabaikan, pengguna sistem POS hanya berfokus pada fitur atau harga. Secara alami, itu adalah hal-hal yang terlintas dalam pikiran pertama. Namun, pada titik tertentu saat Anda menggunakan sistem POS, Anda mungkin memerlukan sedikit bantuan dari penyedia Anda.
Baik itu menyiapkan sistem Anda untuk pertama kalinya, atau mengalami masalah dengan item menu, Anda memerlukan bantuan. Mungkin bisnis Anda telah melampaui paket yang Anda miliki saat ini dan Anda perlu meningkatkannya. Bagaimanapun, mari kita bicara tentang apa yang diharapkan dari dukungan.
Sejujurnya, dukungan 24/7 adalah suatu keharusan — tidak peduli apakah itu dilakukan melalui telepon, obrolan langsung, atau bahkan email. Seseorang yang dapat dihubungi harus ditugaskan kepada Anda, atau dukungan harus tersedia untuk menjawab pertanyaan Anda dalam beberapa jam (paling lama). Tidak memiliki tingkat dukungan pelanggan yang tepat dapat mengakibatkan bisnis Anda kehilangan penjualan.
Anda tidak boleh melewatkan pendapatan penjualan dan memberikan pengalaman luar biasa bagi pelanggan Anda. Dukungan juga harus disertakan dengan paket Anda tanpa biaya tambahan.
Biasanya, penyedia POS skala besar seperti Lightspeed dan Shopkeep memiliki tim dukungan pelanggan yang solid, tetapi kami telah bekerja dengan penyedia POS yang lebih kecil yang sama responsif dan bersemangatnya dalam memberikan dukungan tepat waktu.
